Paperikaaoksen selättäminen

Ei näytä mun pöytä tältä ei
Ei näytä mun pöytä tältä ei

Minulla on taas menossa perinteinen kesäloman projekti eli asunnon järjestäminen. Tähän liittyen olen yrittänyt löytää hyvää tapaa tärkeiden paperien säilytykseen.

Tämän blogijutun tavoite on saada omia ajatuksia kasaan sekä toivottavasti saada joltakin tämän lukevalta hyviä vinkkejä ja kommentteja.

Paperikaaoksen selättäminen olisi tärkeää ainakin kolmesta syystä:

  1. Paperikaaos aiheuttaa turhaa stressiä.
  2. Papereiden etsimiseen menee turhaa aikaa.
  3. Olen saanut maksumuistutuksia maksamattomista laskuista.

Jos googletan tärkeiden papereiden säilytystä, suurin osa tuloksista on sisustusblogeja. Näissä blogijutuissa keskitytään lähinnä säilytysratkaisuihin, ei niinkään itse prosessiin.

Fiksuin löytämäni ohje on ammattijärjestäjä Riikka Lempiäisen juttu papereiden säilytyksestä. Hän suosittelee perusarkistoa sekä vuosimappia. Englanniksi löysin pari hyvää artikkelia, Martha Stewartin Organizing your paperwork sekä Early Bird Mom:n How to organize paperwork.

Ensimmäinen vaihe olisi varmaankin tunnistaa tärkeät paperit. Nämä voi jakaa kolmeen pääkategoriaan:

  1. Laskut
  2. Kuitit
  3. Muut paperit

Laskut

Martha Stewartin mukaan laskuissa on kaksi vaihetta: maksaminen ja säilytys.

Parasta olisi jos laskun voisi maksaa heti kun se tulee.

Teemme tällä hetkellä niin että avovaimoni laittaa minulle tulleet laskut olohuoneessa olevaan lokerikkoon. Omat laskunsa hän hoitaa itse.

Tämä tapa on toiminut kohtuullisen hyvin. Ongelmia tulee lähinnä siitä jos tuon laskut tietokoneen eteen mutta en maksa niitä heti. Tällöin ne hautautuvat helposti tietokonepöydän paperi- ja tavaravuoren alle.

Maksetut yrityksen laskut menevät omaan lokerikkoonsa. Sieltä kokoan ne kerran kuukaudessa kirjanpitäjää varten. Tähän prosessiin menee 2-3 tuntia kuukaudessa.

Maksetuille henkilökohtaisille laskuille meillä ei ole mitään järkevää tapaa. Maksettuja laskuja ei voi oikein heittää roskiinkaan. Viranomaiset, pankit ja vuokranantajat tuntuvat olevan niistä joskus kiinnostuneita.

Paras näkemäni idea maksettujen laskujen säilytykseen on A4-kokoinen laatikko. Laskut heitettäisiin laatikkoon maksujärjestyksessä. Mapittaminen vaikuttaa minusta turhan työn tekemiseltä.

Kuitit

Kuitit ovat aivan oma lukunsa. Kuitit jakaantuvat meidän taloudessa näihin kategorioihin:

  • ruokakaupan kuitit
  • tavaroiden kuitit
  • odottavat kulukorvaukset ja matkalaskut
  • odottavat vakuutuskorvaukset
  • matkojen kuitit

Ruokakaupan kuitit pitää säilyttää kunnes on todettu että ostetussa ruoassa ei ollut vikaa. Tähän voisi toimia pieni laatikko keittiössä. Käytimme tällaista laatikkoa kerätessämme kaikki kuitit talteen kuukauden ajan.

Tavaroiden kuitit pitää säilyttää kunnes tietää palauttaako ostoksen. Jos kuitti toimii takuukuittina, pitäisi se säilyttää kauemmin. Takuukuitit ja käyttöohjeet ovat meillä omassa, isossa muovilaatikossaan.

Odottavat kulukorvaukset ja matkalaskut ovat viheliäisiä. Näitä on minulla joka paikassa: sähköpostissa, korttikotelossa, auton keskikonsolissa sekä keittiön työtasolla.

Odottavat vakuutuskorvaukset ovat toinen viheläinen kategoria. Meillä on jatkuvat sekasorto siitä mistä kuiteista on jo haettu korvaukset ja mistä ei.

Matkalta säästämme yleensä kaikki kuitit. Käytämme kuitteja jakaaksemme matkan kulut kaveriporukan kesken. Näitä on hukkunut aika paljon matkan aikana. Pyrimme laittamaan kuitit matkan aikana ns. ziploc-pusseihin.

Lisäksi kuitit voivat koskea verovähennyskelpoisia ostoja tai sijoituksia.

Muut paperit

Muita meidän taloudessa liikkuvia tärkeitä säilytettäviä papereita:

  • passit
  • auton rekisteriote
  • auton kauppakirja
  • takuukirjat
  • sopimukset (matkapuhelinliittymä, kaapelikortti, vakuutukset, asumisoikeussopimus)
  • veroilmoitukset
  • veroilmoituksen kohtien ja liitteiden laskelmat
  • testamentti
  • palkkakuitit
  • luottokorttilaskut
  • asuntoon liittyvät asiakirjat
  • reseptit (paperiset)
  • lääkärikäyntien asiakirjat
  • neuvolakortti
  • rokotuskortti
  • kotitehtävät ja kokeet
  • lasten piirustukset
  • viralliset asiakirjat
  • saadut joulukortit ja hääkutsut
  • lehtiartikkelit
  • opiskelijoiden korjattavat tentit
  • opettajana kursseille tehdyt materiaalit
  • työtodistukset
  • työsopimukset
  • koulujen päästötodistukset
  • täydennyskoulutuskurssien todistukset
  • vanhat matkojen pakkauslistat

Lisäksi tulevat asiakirjat, jotka liittyvät omiin yrityksiini ja niiden toimintaan.

Säilytettävien muiden paperien lisäksi minulla pyörii ympäri kämppää erilaisia papereita, jotka ovat työn alla. Näitä kertyy varsinkin työpöydälle. Näitä ovat esimerkiksi ostoslistat, tehtävälistat, kurssien ja tenttien suunnittelupaperit, blogijuttujen aihiot sekä sekalaiset muistilaput.

Avoimia kysymyksiä:

  • Unohdinko jonkin tärkeän paperin?
  • Pitäisikö nämä lajitella?
  • Kauanko mitäkin kategoriaa pitää säilyttää?
  • Mikä olisi paras säilytyspaikka?
  • Mistä papereista pitäisi ottaa elektroniset kopiot?
  • Mitkä paperit pitäisi säilyttää pankin tallelokerossa?
  • Onko joku säilytettävä paperi turha?

Otan mielelläni vastaan vinkkejä ja kommentteja.

2 vastausta artikkeliin “Paperikaaoksen selättäminen”

  1. Oma ratkaisuni:
    – tärkeistä dokuista skannaus tai kuva, joka kopsataan OneNoteen, joten ne ovat löydettävissä myös matkalla mobiilin kautta. Hakutermit kirjoittelen käsin, kun en ole löytänyt sopivaa OCR-softaa (en juuri etsinytkään, esim. Evernotessa aukoinaan oli ennen kuin vaihdoin OneNoteen)

    – kauppakuiteista yms. kuva kännykällä kaupassa ja kuitti roskiin. Kuvat siirtyvät automaattisesti Dropboxiin, josta poistan massana n. vuoden päästä

    – korteista ja passista kuvat omaan hakemistoonsa kännykkään. Riskaabelit erikseen salanasalla suojatussa zip-tiedostossa.

  2. Hei, kiva kuulla paperi-artikkelistani olleen hyötyä :). Ja kiitos tästä omasta blogistasi, olen seuraillut tätä pitkään.

    Minä säilyttelen ruokaostoskuitteja lompakossani, kunnes viikoittain kirjoittelen summat ylös pieneen vihkoon, jota säilytän keittiössä. Sen jälkeen heitän kuitit roskiin. Tällä tavalla pysyn kärryillä siitä, kuinka paljon viikossa menee ruokakauppaan rahaa. Olen pitkin syksyä pitänyt kirjaa ruokaostoista ja tarkoitukseni on blogata jossain vaiheessa taloutemme ruokamenoista.

    Laskuissa haastavimpia ovat sähköpostiin tulleet laskut, ainakin omalla kohdallani. Jostain syystä niitäkin tulee välillä (mm. muutama lehtilasku kilahtaa sähköpostiin). Suurin osa laskuista tulee joko suoraan verkkopankkiin tai paperisena laskuna ja sähköpostiin tulleet unohdan aina. Vaikka ‘liputan’ ne tärkeiksi ja kirjoittelen niitä ylös muistilapuille, niin silti ne tuntuvat unohtuvan – ovat väärässä paikassa tottumuksiini verraten. Tällä hetkellä kirjoittelen laskujen tiedot post-it -lapuille, jotka lätkin kalenteriini. Joskus muistan ne, joskus en.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.